Point important : Cette option est désactivée par défaut sur votre compte. La demande d'activation doit être effectuée auprès du support technique à l'adresse support@lifen.fr et sa mise en place est sans surcoût. Cependant, tout renvoi automatisé par voie postale vous sera facturé au prix normal d'un envoi.
Quelles sont les différentes configurations disponibles ?
3 fonctionnements existent autour de ce paramètre :
- Renvoi automatique en cas d'erreur sur l'envoi par email au patient
- Renvoi automatique dans le cas où le patient a bien reçu l'email mais ne l'a pas consulté
- Renvoi automatique désactivé
I - Option de renvoi automatique activé
a - Option de renvoi automatique en cas d'erreur
Si un envoi dématérialisé auprès d'un patient est en erreur, vous serez informé via cette notification qui apparaît dans votre centre de notifications à gauche de l'application:
“Echec lors de la remise du document: renvoyé par voie postale: Le document concernant XXX n’a pas pu être remis au patient. Le document a été renvoyé par voie postale”
En cliquant sur cette notification, l'utilisateur accède à la vue détaillée de l'envoi dans la boîte "Envoyés". Un message d'erreur est indiqué sur le destinataire ayant eu le problème pour vous notifier du renvoi sur cet envoi.
“Le document n’a pas pu être remis au patient. Lifen l’a renvoyé par voie postale.”
Vous retrouverez ensuite ce même document dupliqué dans la boîte "Envoyés", qui correspond au document renvoyé par voie postale, accompagné du message informatif suivant :
“Cet envoi est un renvoi automatique”
Dans le cas où le renvoi n'a pas pu être effectué (pas d'adresse postale ou adresse à l'étranger), le document est remis dans votre boîte d'envoi sous le statut "à vérifier" avec le texte explicatif suivant :
“L’envoi dématérialisé de ce document vers le patient n’a pas abouti et les informations à notre disposition ne nous permettent pas de le renvoyer par voie postale. Nous vous suggérons de vérifier l’adresse mail ou de renvoyer par voie postale. (Attention: Lifen n’envoie pas de courrier à l’étranger)”
Pour information, ce cas de figure est très rare (~1%).
II - Option de renvoi automatique en cas d'erreur et/ou en cas de non lecture
Le comportement est identique au fonctionnement cité ci-dessus en cas d'erreur. Cependant, avec cette option supplémentaire pour les documents non lus, si un document envoyé par voie dématérialisée n'est pas lu après 6 jours, il est automatiquement renvoyé par voie postale.
Pourquoi 6 jours ? 🤔
- C'est un délai qui a été convenu avec plusieurs structures ayant testé ce fonctionnement
- Nos statistiques de taux d'ouverture indique qu'au dela de 6 jours, seuls 0.5% des patients ouvrent le mail d'invitation à consulter leur document
Vous n'aurez pas de notification afin de ne pas surcharger votre boîte de notifications (et surtout parce que cette information est superflue 😉). Ce comportement peut évoluer si besoin, libre à vous de nous l'indiquer par mail.
Par contre le renvoi postal sera bien présent dans la boîte "Envoyés".
Si le renvoi n'a pas pu être effectué (pas d'adresse postale ou adresse à l'étranger), le document est remis dans votre boîte d'envois en "à vérifier" avec le texte explicatif suivant :
“L’envoi de ce document a été réalisé il y a plus de 6 jours mais n’a pas été consulté par le patient. Les informations à notre disposition ne nous permettent pas de le renvoyer par voie postale. Nous vous suggérons de compléter l’adresse postale du patient.”
III - Option de renvoi automatique désactivé
Si ce paramètre n'est pas activé, vous êtes tout de même informé en cas d'erreur, cependant c'est à vous de renvoyer le document si vous le souhaitez.
Cette notification apparaîtra dans votre centre de notifications en haut à gauche de l'application :
“Echec lors de la remise du document: Le document concernant XXX n’a pas pu être remis à l’un des destinataires”
En cliquant sur cette notification, vous serez redirigé vers la vue détaillée de l'envoi dans la boîte "Envoyés". Un message vous expliquera la raison de l'échec.
Il existe à ce jour, 3 raisons d'échec possibles remontées dans l'application :
- La boîte du destinataire est pleine
“Lifen a rencontré une erreur lors de l’envoi de ce document. La boîte de réception du destinataire est pleine.”
- L'email est invalide
“Lifen a rencontré une erreur lors de l’envoi de ce document. L’e-mail renseigné est invalide.”
- Autres raisons indéterminées
“Lifen a rencontré une erreur lors de l’envoi de ce document”
Le document n'est pas renvoyé, c'est à la charge de l'utilisateur de renvoyer ce document par le canal qu'il souhaite.