Transmettre un document au patient de façon sécurisée et dématérialisée

Comment transmettre un document au patient via Lifen ?

Vous pouvez utiliser 3 méthodes selon vos besoins :

a) Ajout manuel des coordonnées du patient :

1. Envoyez le document vers Lifen

2. Cliquez sur le document dans le tableau de bord pour accéder à la vue Détails

3. Cliquez sur "Ajouter un destinataire" > "Patient".

4. Saisissez l'adresse e-mail du patient (obligatoire) et son numéro de téléphone (obligatoire) puis appuyez sur "Valider".

5. Vous pouvez désormais Envoyer le document.

b) Ajouter "Copie patient :" sur le document directement

Une autre option (recommandée) est de faire figurer les coordonnées du patient sur le compte-rendu. Voici les règles à respecter pour que Lifen détecte automatiquement l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du patient sur le document :

• Les coordonnées doivent être précédées de la mention "Copie patient :" ;

• Elles doivent figurer sur la première page du document.

Pour plus de détails, n'hésitez pas à consulter l'article : Le compte rendu idéal

c) La détection du patient destinataire depuis votre connecteur GAM

Si votre application est interfacée avec la GAM de votre établissement.

Lors de l'envoi d'un document, si le patient détecté est connu de votre GAM et qu'il est mentionné comme destinataire, Lifen récolte directement les coordonnées de ce patient (email et numéro de téléphone portable) dans votre GAM pour un envoi dématérialisé.

Dans le cas ou il manque l'email ou le numéro de téléphone dans votre GAM, l'envoi se fera automatiquement sur l'adresse postale qui est mentionnée sur le document.

Pour plus de détails, n'hésitez pas à consulter l'article : Comment fonctionne la Démat patient avec intégration GAM

II - Comment le patient accède-t-il au document ?

Pour découvrir comment le.la patient.e accède à son document, vous pouvez consulter ce guide adressé aux patient.e.s : Comment accéder à vos documents médicaux via le secure link (Patient)

Le.la patient.e est notifié.e par email et par sms si le document n'a pas été ouvert 2 jours après l'envoi. 

III - Quels types de documents puis-je envoyer ?

Vous pouvez transmettre tous types de documents (factures, devis, certificats, ordonnances, imagerie, etc.) à vos patients. 

En revanche, à l'heure actuelle, l'algorithme de détection du patient n'est optimisé que pour les comptes rendus. Il est donc possible que vous ayez à saisir les informations du patient (nom, prénom, date de naissance) manuellement avec les autres types de documents.

IV - Comment savoir si le patient a bien reçu le document ?

Dans votre application, dans la boîte "Envoyés", vous pouvez consulter les accusés de réception et de lecture des envois dématérialisés vers vos patients :

Si l'envoi dématérialisé vers le.la patient.e n'a pas pu aboutir, vous en êtes alerté.e par notification dans votre centre de notifications dans le menu à gauche de votre application Lifen:

En cliquant sur Notifications, vous verrez la liste des envois qui n'ont pas pu aboutir.

En cliquant sur une notification, vous pouvez consulter le message d'erreur et procéder au renvoi du document en cliquant sur "Renvoyer le document" en haut à droite si vous le souhaitez.

V - Dois-je saisir les coordonnées du patient à chaque fois que je lui envoie un document ?

Non, vous n'avez besoin d'entrer les coordonnées du patient que la première fois que vous lui transmettez un document.

Lifen les retient pour les prochains envois.

VI - Comment sécurise-t-on la transmission du document au patient ?

Nous combinons plusieurs éléments pour assurer la sécurité de l'échange :

• Le compte rendu ne figure jamais en pièce-jointe ou dans l'e-mail de notification. Il est accessible sur un espace sécurisé.

• La notification reçue par le.la patient.e expire dans un délai de 6 mois après l'envoi.

• Vous devez renseigner son numéro de téléphone portable au moment de l’envoi dans l’application Lifen. 

• L'accès au document par le.la patient.e est protégé par la saisie du numéro de téléphone ainsi que d'un code reçu sur ce numéro.

VII - Les adresses e-mail sont-elles accessibles à d'autres praticiens qui voient le même patient ?

Non, les adresses e-mail de vos patient.e.s sont partagées uniquement au sein d'une même structure (cabinet, établissement).